شرح وظایف معاونت اجرایی

مؤسسه مطالعات و تحقیقات پیشرفته کاربردی دانشگاه تهران

مأموریت

معاونت اجرایی مسئول فراهم‌سازی بستر مالی، اداری، حقوقی، ساختمانی، رفاهی و پشتیبانی لازم برای اجرای روان مأموریت علمی و پژوهشی مؤسسه است.

تعریف نقش

معاون اجرایی مسئول اداره روزمره، پشتیبانی، امور مالی، حقوقی، اداری، ساختمان، رفاه و اجرای پرداخت‌هاست. مأموریت این معاونت آن است که محیطی منظم، آرام، چابک و خدمت‌محور برای تمرکز استادان، دانشجویان و پژوهشگران بر حل مسئله فراهم کند.

وظایف اصلی

۱. مدیریت امور مالی، حسابداری، بودجه، پرداخت‌ها و گزارش‌دهی مالی مؤسسه.

۲. اجرای پرداخت حقوق و مزایا پس از دریافت تأیید عملکرد از معاونت سرمایه انسانی و مدیریت پروژه پژوهشگران و در چارچوب بودجه مصوب.

۳. مدیریت امور اداری، قراردادها، بیمه، پرونده‌های پرسنلی، مکاتبات رسمی و امور حقوقی مؤسسه.

۴. مدیریت ساختمان ۳۵۰۰ متری، فضاهای کاری، آزمایشگاه‌ها، خوابگاه محققان و سوئیت اساتید.

۵. مدیریت خدمات رفاهی شامل کافه، رستوران، باشگاه، استخر، اتاق فکر، روف‌گاردن و سایر امکانات پشتیبان زندگی پژوهشی.

۶. تأمین، خرید، نگهداری و مدیریت تجهیزات عمومی و تخصصی با هماهنگی معاون علمی و معاونت سرمایه انسانی.

۷. پشتیبانی اجرایی از جلسات، نشست‌ها، کارگاه‌ها، رویدادها، بازدیدها و برنامه‌های علمی و فناورانه.

۸. مدیریت قراردادهای بیرونی از نظر مالی، حقوقی و اجرایی، با دریافت نظر علمی و فنی از معاون علمی.

۹. طراحی و اجرای آیین‌نامه‌های داخلی، محرمانگی، انضباط اداری، سلامت محیط کار، ایمنی و امنیت فیزیکی.

۱۰. پشتیبانی لجستیکی از مراکز تحقیقاتی، گروه‌های پژوهشی و صاحبان کرسی برای اجرای برنامه‌های مصوب.

۱۱. ایجاد نظام بایگانی، مستندسازی اداری، کنترل هزینه‌ها، گزارش‌دهی و شفافیت اجرایی.

۱۲. مراقبت از چابکی مؤسسه، حفظ نظم، آرامش، رضایت و کیفیت زندگی کاری در ساختمان و محیط پژوهشی.

۱۳. اجرای مصوبات هیأت امناء، رئیس مؤسسه و شوراهای تخصصی در حوزه‌های مالی، اداری و پشتیبانی.

خروجی‌های مورد انتظار

۱. بودجه، گزارش مالی و اسناد پرداخت منظم و قابل پیگیری.

۲. قراردادها، پرونده‌های اداری و اسناد حقوقی منظم و به‌روز.

۳. فضای کاری، رفاهی و اقامتی آماده، امن، پاکیزه و پشتیبان فعالیت پژوهشی.

۴. اجرای به‌موقع پرداخت‌ها، خریدها، رویدادها و خدمات پشتیبانی.

مرزبندی مسئولیت‌ها

موضوع	مسئول اصلی	همکار/تأییدکننده
تصویب پروژه و جهت علمی	معاون علمی	رئیس مؤسسه و صاحبان کرسی
جذب اولیه و برنامه‌ریزی افراد	معاونت سرمایه انسانی و مدیریت پروژه پژوهشگران	معاون علمی
پیگیری پیشرفت پروژه‌ها	معاونت سرمایه انسانی و مدیریت پروژه پژوهشگران	معاون علمی
تأیید عملکرد برای حقوق	معاونت سرمایه انسانی و مدیریت پروژه پژوهشگران	معاون علمی در موارد علمی
پرداخت حقوق و امور مالی	معاون اجرایی	معاونت سرمایه انسانی
قرارداد، ساختمان و رفاه	معاون اجرایی	رئیس مؤسسه